Vergaderen op afstand maar toch dichtbij.
– door Niels Filiputti
Jarenlang werden werknemers gewaarschuwd door de werkgever voor potentiële virussen die het bedrijfsnetwerk konden infecteren. ILOVEYOU, Wannacry en Zeus doen bij velen nog een belletje rinkelen.
Maar niemand die kon voorspellen welke impact het virus COVID-19 zou hebben op globaal vlak. Zowel op persoonlijk als professioneel vlak werden we geconfronteerd met nieuwe uitdagingen. Bedrijven hebben zich aan een razendsnel tempo moeten aanpassen: werkprocessen veranderden en kantoren werden voor onbepaalde tijd gesloten.
Videoconferentie is niet nieuw en was voor vele een onderdeel van de digitale evolutie. Het was een klein onderdeel in de digitale strategie van IT-verantwoordelijken. Ik merk op dat we nu kunnen spreken van een digitale revolutie en geen evolutie. Het vermogen om zich snel te kunnen aanpassen zal de toekomst van vele bedrijven bepalen.
In mijn huidige rol als sales engineer bij Aviniti (de audiovisuele integrator) merk ik op dat voor vele klanten videoconferentie een volwaardig alternatief is geworden voor fysieke meetings zowel met collega’s als klanten.
Software
Sinds kort gaan de deuren van bedrijven terug open, weliswaar met een mindere bezetting op de werkvloer. Hierdoor ontstaat de nood aan efficiënt, intuïtief en gebruiksvriendelijk te kunnen vergaderen met fysieke en virtuele deelnemers tegelijkertijd. Hiervoor zijn verschillende platformen beschikbaar, denk aan: MS Teams, Zoom of Webex.
Hardware
1-op-1 digitaal vergaderen kan gemakkelijk met de geïntegreerde webcam en microfoon van de laptop. Zodra meerdere mensen in de vergaderzaal aanwezig zijn in combinatie met remote deelnemers voldoet de eigen laptop vaak niet.
Fabrikanten zoals Logitech en Poly hebben deze noodzaak goed begrepen en hebben hiervoor een uitgebreid gamma op de markt gebracht om elke vergaderzaal te kunnen uitrusten met een passende oplossing. Vaak is het aantal fysieke deelnemers en oppervlakte van de ruimte bepalend voor de juiste videoconferentie set.
Gebruik(er)sgemak
Je hebt het waarschijnlijk al meegemaakt, je komt in een vergaderzaal met je laptop en ziet een aantal kabels liggen die je moet verbinden met je laptop om te kunnen presenteren of de videoconferentie hardware aan te sturen. Maar je hebt niet de juiste aansluiting op je pc of de beschikbare kabels zijn defect of te kort, daar sta je dan…
USB 2.0, USB 3.0, HDMI, Displayport, Thunderbolt, mini-HDMI, VGA, USB-C en ga zo maar door, het zijn allemaal poorten die we op een laptop kunnen terugvinden. Dit zorgt ervoor dat je vaak kostbare tijd verliest om te kunnen starten met de digitale vergadering ofwel videoconferentie.
Het Belgische bedrijf Barco, heeft een passend antwoord op dit probleem. De nieuwe ClickShare reeks, CX, staat voor draadloos vergaderen. De andere reeks, CS, staat voor draadloos presenteren. Om enige verwarring te vermijden: de CX-reeks zorgt ervoor dat je beide kan, draadloos vergaderen en presenteren. Dit is alles via één button die je kan aansluiten via een klassieke usb* of usb-c dongle.
*optionele adapter
In combinatie met de all-in-one hardware oplossingen zoals Logitech Meetup en Poly Studio, kan je een klassieke vergaderzaal snel omtoveren tot een digitale meeting room die klaar is voor de toekomst zonder extra bekabeling naar de tafel of extra breekwerken. Handig toch?
Wil jij ook deelnemen aan de digitale revolutie en klaar zijn voor de toekomst?
